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大學生創新創業項目管理系統的設計與開發
摘要：為了目前高校大學生創新創業發展日益蓬勃的趨勢，充分利用互聯網技術優勢，提高大學生創新創業項目管理水平，我們在對大學生創新創業項目管理全過程進行關鍵點分析的基礎上，結合互聯網和數據庫技術設計了一套適用于本校大學生創新創業項目管理的WEB系統。相信該項目的開展對于我校大學生創新創業項目管理質量的控制和提高將起到重要作用，同時對兄弟院校類似系統的開發也能起到一定的參考作用。 關鍵詞：大學生創新項目管理創新創業項目 中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2013）09-0144-03 近年來，隨著上海市及我校對大學生創新創業項目支撐力度越來越大，學生參與熱情迅速高漲，此類科創項目的管理工作量越來越大。為了積極面對著這種局面，提高管理效率，同部分兄弟院校[1-4]一樣，我校近年來在校院兩個層面一直努力探索建立良好有效的人事、財務和項目管理制度，并開展了部分管理研究工作[5，6]。然而，由于目前各學院對此類項目的管理一般采用傳統電子表格進行分散管理，這種管理方式效率不高且容易導致諸如隔年重復申請項目難以排查、申請書總體質量不高、已結題項目成果共享不足、項目開展過程管理不嚴導致驗收質量難以控制等弊端。 本文旨在針對如上弊端，面對院校兩級創新創業項目管理人員、參與學生和指導教師，在對大學生創新創業項目管理全過程進行關鍵點分析的基礎上，結合WEB數據庫系統技術的使用，研究開發一套適用于本校的大學生創新創業項目管理系統。 相信該項目的開展對于我校大學生創新創業項目管理質量的控制和提高將起到重要作用，同時，在本系統多年數據積累的基礎上開展數據挖據工作對大學生創新創業項目的分析和管理也會起到更積極的作用。 1 系統基本定位 采用WEB和數據庫技術定制一套用于上海海洋大學大學生創新創業項目管理的系統，該系統需要覆蓋項目建設期間本校大學生創新創業項目管理全流程，并且能夠考慮到該流程在一定時期內的發展狀況。 從功能角度看，本系統應該包含兩個子系統：項目信息展示子系統和在線項目管理子系統。此外，作為整個系統的支撐模塊，應該包含一個角色管理子系統。下面，對三個子系統的需求進行分別介紹。 2 信息展示子系統 信息展示子系統主要是用于展示本校大學生創新創業項目管理相關的條例文件和通知公告、申請表格下載、已立項或已結項項目的內容及研究成果、導師信息等。 本子系統所有頁面均具備多屬性排序瀏覽和多關鍵詞檢索功能，其中已立項或結項項目的內容及研究成果和導師信息展示頁面應具備匯總報表功能。 默認條件下，本系統所有訪客不需要注冊均可以瀏覽信息展示子系統。 2.1 相關條例、文件展示頁面內容 �。�1）通知供稿信息； （2）管理條例展示； �。�3）申請表，中期檢查表，項目變更表等文件下載； 2.2 已立項或已結項項目的內容及研究成果展示頁面 （1）基本信息展示：標題，關鍵詞，導師，學生（學院，學號，專業，班級）； �。�2）項目簡介：以上基本信息+摘要+榮譽+成果（軟件、專利、論文等）； �。�3）項目研究報告：需要學院用戶和教務處管理用戶設定其保密級別，并以此決定該條目訪問權限，保密級別具體條目需同教務處商榷決定；該研究報告應以本系統加密后的pdf格式文本給出；教務處管理用戶應有權限和入口設定和修改加密密文； �。�4）為學院管理用戶、教務處管理用戶和主管副校長用戶提供所有項目的匯總報表分析； 2.3 導師信息展示頁面（對所有訪客開放） （1）顯示內容：姓名、所屬學院、研究專長、以往指導項目（基本表中僅顯示項目標題，但同時提供該標題到項目簡介頁面的鏈接）、郵箱、辦公電話、辦公地址； （2）按學院、研究專長進行分類匯總和檢索（面向全校）；通過按照關鍵詞在以往指導項目中進行全文檢索實現對導師的檢索； 3 在線項目管理子系統 本子系統要求系統嚴格限制各類用戶按照事務順序進行操作，同時，對部分可能出現的違規操作或錯誤自動進行提醒并阻止。整個項目運行周期流程圖如（圖1）。 從（圖1）中可以看出，整個流程共包含四個主要環節：①項目立項申請；②中期考核申請；③結項申請；④過程管理環節。其中，前三個環節有嚴格的先后順序；而最后一個環節從項目正式立項到結項一直存在。此外，前三個環節的流程基本相似，下面對這四個環節進行詳細介紹過程中對前三個環節統一進行。 3.1 項目立項申請、中期考核申請、結項申請 這三個環節的通用流程圖如（圖2）。 項目申請、中期考核和結項考核三個環節中均分別包含7個基本步驟，在圖中分別用序號表示其順序。除了這7個基本步驟外，每個用戶在三個環節過程中均可以查詢申請表單的處理狀態。 需要特別注意的是，每個環節開始之前，應該由教務處管理員開放該環節也就是允許項目負責人進入系統填寫申請表，并設置流程圖第5個步驟的時間節點；學院管理員設置第二個、第四個步驟的時間節點。一旦超過該時間節點，系統不再接受所涉用戶進行操作。 下面對這7個基本步驟進行詳細介紹： �。�1）在線編輯提交申請表單：本步驟針對本校全體在校學生開放，在項目申請、中期考核和結項考核三個環節中，該步驟唯一的區別是提交的表單不同（另附）。本步驟中需要注意：①研究內容部分支持圖文混排及文本格式編輯；②系統根據經費明細自動計算總額；③根據項目負責人提交的信息自動生成word/pdf兩種格式的文檔總表，供項目負責人預覽；④提供“暫存”、“提交”、“取消”功能；“暫存”后項目負責人仍然可以繼續修改，但是“提交”后則不能進行修改；⑤可以添加附件文本材料；⑥每個新增項目一旦進入“暫存”或“提交”環節，即擁有唯一流水號；該流水號的位數設置應考慮到系統長遠應用，避免多年以后不夠用；⑦應實時更新顯示表單審核狀態，本步驟提交后的表單審核狀態顯示為“指導教師審核中”； �。�2）一審及修改申請表：①本步驟針對第一個步驟所“提交”申請表中指定的指導教師開放，并且只在第一個步驟“提交”后才開放。②本步驟中，指導教師可以對項目內容進行修改，也可以給予“通過”或“不通過”處理。如果“不通過”，則返回上一步驟，項目負責人可以重新修改表單進行“提交”。這兩個步驟一直循環，直到指導教師給予“通過”處理。③指導教師應該能夠實時查看表單后續審核狀態。④本步驟“通過”后，申請表單審核狀態顯示為“學院預審核中”；⑤如果本次申請屬于中期考核、項目變更或項目結項申請，指導教師用戶應有權在線查閱本項目的工作記錄； （3）二審申請表：①在第二個步驟進行“通過”處理后的申請表單開放給學院管理員用戶在本環節對申請單進行審核。②本步驟不提供表單修改功能，僅提供“通過”或“不通過”功能，同一申請表單的“通過”或“不通過”屬性可以有學院管理員用戶進行修改；③如果學院管理員用戶給予“不通過”處理，系統應提供“不通過理由”及“處理意見”錄入入口；項目負責人和指導教師有權限瀏覽所涉項目的這些信息；④本步驟應該專門為學院管理員用戶提供“開啟專家評議”的按鈕，該按鈕被按下后，已“通過”申請表單審核狀態顯示為“學院專家審核中”，其他申請表單審核狀態顯示為“學院預審不通過”；⑤是否可以根據標題和摘要提供在審項目和以往項目的相似性檢索？⑥如果本次申請屬于中期考核、項目變更或項目結項申請，學院管理員用戶應有權在線查閱本項目的工作記錄； �。�4）三審申請表：①在學院管理員用戶“開啟專家評議”后，本步驟對專家評委用戶顯示全部上一步驟中“已通過”的表單。專家評委用戶的數量及姓名由學院管理員用戶預先指定；②專家評委用戶根據系統給出的評分表單進行評分，評分表單應由“申請表內容”和“評分明細表”組成；③評分表單內容提供“暫存”、“提交”、“取消”功能；“暫存”后仍然可以繼續修改，但是“提交”后則不能進行修改； ④評分表單“提交”后，本步驟結束，進入下一步驟；⑤項目負責人和指導教師可以瀏覽各專家評委用戶提供的評分表，但是不能瀏覽填寫該評分表的專家評委用戶身份；⑥專家評委“提交”評分表后，系統需要為學院管理用戶提供項目評分表匯總表單（每個項目均需要包含項目流水號、項目負責人姓名、項目負責人所在專業班級、項目名稱、專家評委姓名、專家各自的總評成績及詳細評分表鏈接、專家評分總和等基本屬性，并且能夠分別根據各屬性進行排序、篩選、匯總），同時，申請表單審核狀態顯示為“學院領導審核中”⑦專家評委用戶一直可瀏覽本人“暫存”或“提交”過的項目的評分表，但是不能瀏覽其它專家評委用戶的評分表；⑧如果本次申請屬于中期考核、項目變更或項目結項申請，專家評委用戶應有權在線查閱本項目的工作記錄； �。�5）四審申請表：①專家評委“提交”評分表后，本步驟為學院管理用戶對所有項目提供“通過”或“不通過”功能；②如果學院管理員用戶給予“不通過”處理，系統應提供“不通過理由”及“處理意見”錄入入口；項目負責人和指導教師有權限瀏覽所涉項目的這些信息；③本步驟結束后，已“通過”申請表單審核狀態顯示為“教務處審核中”；“不通過”項目申請表單審核狀態顯示為“學院審核不通過”； ④如果本次申請屬于中期考核、項目變更或項目結項申請，學院管理員用戶應有權在線查閱本項目的工作記錄； �。�6）終審申請表：①本步驟為教務處管理用戶提供全部申請表單的匯總表單，該匯總表單中應包含項目流水號、項目負責人所屬學院、所在專業班級、項目負責人姓名、項目名稱、項目當前審核狀態，并且提供根據各屬性進行排序、篩選、匯總生成表單的功能；②教務處管理用戶應該能夠在醒目的位置進行各學院總體審核進度（一共多少個申請項目，有多少個已經完成學院審核，還有多少沒有完成）的查詢；③教務處管理用戶根據學院管理用戶對項目的審核結果進行“準予立項”、“不予立項”、“中期考核通過”、“中期考核不通過”、“準予結項”和“不予結項”處理；該處理模塊應提供申請表批量處理和單獨處理的功能。④教務處管理用戶根據終審結果提出項目財務賬號處理意見（包括：開設賬號、凍結賬號、撤消賬號等）；⑤全部項目都經過終審處理后，系統自動為“財務處管理員”發送手機短信和Email通知，通知其對全部項目進行財務賬戶的處理；⑥如果本次申請屬于中期考核、項目變更或項目結項申請，教務處管理員用戶應有權在線查閱本項目的工作記錄； �。�7）財務賬號管理：由財務處管理用戶根據有關規定和教務處對各項目的終審意見對全部項目進行財務賬號處理，并且由系統自動為“教務處管理員”發送手機短信和Email通知。 3.2 過程管理環節 過程管理環節主要包括以下三個方面的內容： �。�1）項目進展信息記錄：①項目被批準立項后，項目組需要立即組織開題，并按照工作進度展開工作；②由項目負責人在系統中以工作日歷的形式錄入工作記錄，該工作記錄將作為中期考核、項目結項的材料；③該記錄信息應開放給項目負責人、指導教師、學院管理員用戶、教務處管理員用戶以及審核期間的專家評委用戶瀏覽；④該信息記錄表應該能由系統自動導出Excel文件； �。�2）項目變更申請：①從項目立項到結項整個期間，項目負責人均可以在線提起項目變更申請；②項目變更申請包括項目標題、團隊成員、指導教師、項目開展進度、項目是否中止等（詳見附表）；③項目變更流程同前邊項目立項、中期考核和結項申請流程一致； �。�3）財務動態信息：①從項目立項到結項期間，項目負責人、指導教師、學院管理用戶、教務處管理員用戶、財務處管理員用戶都可以隨時查看所涉項目的財務動態明細信息；②根據項目開展實際情況和相關規定，項目負責人所在學院、教務處、財務處有權對項目帳號進行相關處理； 4 角色系統（角色：權限） （1）普通用戶：信息展示模塊資料瀏覽； �。�2）學生用戶：信息展示模塊資料瀏覽、在線編輯提交項目申請及申請狀態跟蹤查詢、項目立項后經費明細查詢、項目開題及進展信息登記、項目更改申請及申請狀態跟蹤查詢、中期考核申請及考核狀態跟蹤查詢、結項申請及結項狀態跟蹤查詢； （3）導師用戶：信息展示模塊資料瀏覽、所指導項目在申請過程中的審核及后續審核狀態查詢、項目立項后經費明細查詢、項目更改申請審核及申請狀態跟蹤查詢、中期考核申請審核及考核狀態跟蹤查詢、結項申請審核及結項狀態跟蹤查詢； （4）專家評委用戶：信息展示模塊資料瀏覽；項目申請、中期考核、結項過程中對所需評審項目的全部詳細信息瀏覽及評分； （5）學院管理員用戶：信息展示模塊資料瀏覽；信息展示模塊中本學院信息錄入及修改；學生項目申請資格審核；學院項目申請、中期考核、結項答辯專家評委資格發放；所屬學院在申請項目明細內容及申請狀態跟蹤查詢、專家評委打分完畢后的審核；項目立項后經費明細查詢、項目開題及進展信息查詢、項目更改申請的審核、中期考核狀態跟蹤查詢及學院級審核、項目結項狀態跟蹤查詢及學院級審核； （6）教務處管理員用戶：信息展示模塊資料瀏覽；信息展示模塊信息錄入及修改；在申請項目明細內容、申請狀態跟蹤查詢以及學院審核后的最終審核（確認立項或退回學院處理）；項目立項后經費明細查詢、項目開題及進展信息查詢、項目更改申請的審核、中期考核狀態跟蹤查詢及最終審核、項目結項狀態跟蹤查詢及最終審核；歷年大學生創新創業項目分類統計匯總報表瀏覽； （7）財務處管理員用戶：信息展示模塊資料瀏覽；為本期通過教務處管理用戶立項審核的學生設定財務賬戶；對已被教務處管理用戶審核確認未通過中期考核或結項考核或者需要延期的財務賬號進行凍結、恢復或者撤消財務賬號處理。 5 討論 本管理系統的實現過程中充分運用了數據庫的管理功能和web技術的優勢實現了科研項目管理的自動化，既可以突破部分傳統科研項目管理方式的缺陷，又能為之后的數據挖掘提供信息基礎，是目前大學生創新創業管理工作中可以嘗試廣泛推行的一個方案。 參考文獻 [1]吳江，吳強，任建興等.大學生科創項目管理與創新人才培養模式的探索與實踐[J].中國電力教育，2013，（263），29-34. 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