付款管理制度

時間：2023-04-04 04:16:04 管理制度我要投稿

付款管理制度

　　在社會發展不斷提速的今天，各種制度頻頻出現，制度是要求成員共同遵守的規章或準則。那么擬定制度真的很難嗎？以下是小編幫大家整理的付款管理制度，歡迎閱讀與收藏。

付款管理制度

　　第1章總則

　　第1條為加強公司對采購與付款的內部控制，規范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，公司根據國家有關法律法規，制定本制度。

　　第2條本制度所指的采購業務包括采購計劃、采購訂單、合同訂立、價格評審、物資入庫、購貨發票、登記應付賬款和支付貨款等業務。

　　第3條本制度適用于公司以及各成員單位。

　　第4條單位負責人對本單位采購與付款內部控制的建立健全和有效實施負責，主管采購業務的負責人和財務負責人對采購與付款業務的真實性、合法性負責。

　　第2章崗位分工與授權批準

　　第5條公司應當建立采購與付款業務的崗位責任制、明確相關部門和崗位的職責、權限，確保辦理采購與付款業務的不相容崗位相互分離，制約和監督。

　　采購與付款業務不相容崗位至少包括：

　　1、請購與審批；

　　2、詢價與確定供應商；

　　3、采購合同的訂立與審計；

　　4、采購與驗收；

　　5、采購、驗收與相關會計記錄；

　　6、付款審批與付款執行。

　　不得由同一部門或個人辦理采購與付款業務的全過程。

　　嚴禁未經授權的機構或人員辦理采購與付款業務。

　　第6條公司的物流部是負責采購和付款的直接責任單位，其他部門和個人辦理采購和付款業務時，必須經采購部經理批準，并執行本制度規定的執行程序和辦法。

　　第7條公司應當配備合格的人員辦理采購與付款業務。辦理采購與付款業務的人員應當具備良好的業務素質和職業道德。

　　第8條公司的物流部門應建立內部的職責分工權限，確保采購與審批人員分

　　開，采購與貨物驗收或保管員分開。

　　第9條公司應根據具體情況對辦理采購與付款業務人員進行崗位輪換。

　　第10條采購部門除對采購及付款的真實性和合法性負責外，還應對公司的存貨的安全性和計量的準確性負責。

　　第11條物流部門要保證對已采購的生產材料及低值易耗品的價值計量準確，以便于成本核算的準確性。

　　第12條公司物流部門在辦理采購業務時應按如下程序執行：根據生產部門下達的采購計劃做采購準備，對采購計劃進行審核，然后進行詢價、比價，由質量管理部審核、主管副總審批后確定供應商，簽訂合同，采購、辦理驗收入庫，登記賬簿、支付采購貨款。

　　第13條物流部門負責編制請購單、詢價與價格談判、簽定合同、采購物資、請求付款等。

　　第14條財務部門負責結算采購款項，登記存貨及應付款項賬。

　　第15條財務部門在確保采購業務的真實性、合理性以及符合付款手續后，積極組織資金付款。

　　第16條付款及審批執行公司的貨幣資金管理制度：

　　1、采購資金支出需要先編制物資采購計劃，經主管副總、財務副總和總經理審批后履行借款審批程序。

　　2、經手人負責填寫借款單進行資金支出申請，要求填明資金借款的數量、原因、使用部門和數量及支付方式（現金、支票、電匯）,要求經手人本人簽字確認。

　　3、物流經理負責審核采購物資數量和價格的合理性及是否需要采購的適用性，對采購物資的質量進行供應商選擇把關，對采購渠道進行審核。對資金支付的風險負責。

　　4、主管副總負責審批程序的合理性和采購效益性，是否有采購計劃、是否符合公司規定標準，采購方的選擇及價格是否合理，超標準使用資金需要特殊說明。

　　5、財務副總負責審核采購審批程序是否健全，對資金的支出計劃做出審批。對往來款項進行賬目核對，對采購資金進行合同核對，對資金的支出風險進行審批。

　　6、總經理可對上述的所有審核提出質疑并要求解釋。

　　7、因特殊情況審批單審批手續不健全的，由財務副總負責對總經理進行溝通，財務副總不在，由主管會計負責對財務副總及總經理進行溝通并在借款單中標明溝通結果，并請授權人補批簽字。

　　8、采購資金支付嚴格按公司審批權限審批。審批人應當根據采購與付款業務授權批準制度的規定，在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限。對于審批人超越授權范圍審批的采購與付款業務，經辦人員有權拒絕辦理，并及時向審批人的上級授權部門報告。

　　9、財務部出納員接到審批健全的借款單負責支付資金，對于審批不健全的借款單拒絕支付。

　　10、要求現金和支票當天支付，電匯在24小時內支付。因資金控制或資金協調調整，財務部有權決定進行一次性支付或分批支付。

　　11、原則上不允許使用現金進行物資采購，特殊情況需要財務副總審批，并作特殊說明。

　　12、財務部將采購資金分別按供應商掛“應付賬款”，個人領用的備用金或現金零星采購掛申請人“其他應收款”。

　　13、采購物資要求必須使用稅務正規發票。

　　14、發票報銷的手續：已經借款報帳的，要求經手人簽字、部門經理審核，財務總監審批；未借款直接報賬，要求經手人簽字、部門經理審核，然后按公司的審批權限執行本。

　　15、經手人憑發票沖回自己的資金欠據或要求財務部核銷往來。沒有往來的由財務部付。

　　16、個人往來欠款超出3個月期限的，財務部有權從其工資中清回欠款，必要時追究資金的使用利息。

　　17、對不能收回的欠款，由經手人承擔連帶責任；審批人承擔審批責任。

　　18、負責為成員單位采購物資的采購員按采購物資索要發票。要求發票戶名為成員單位名頭，走公司審批程序。將審批后的發票傳遞到成員單位，成員單位認證采購的物資與發票是否相符，如相符，由成員單位回一張轉賬財務收據，采購人憑收據到財務部門核銷自己的往來款項申請。如果接到貨物與發票不相符，需要成員單位財務部門同采購部門采購員協商解決。

　　第3章貨物采購驗收控制

　　第17條加強采購與驗收環節的管理，對采購方式確定、供應商選擇、驗收

　　程序等做出明確規定，確保采購過程的透明化。

　　第18條應當根據物品或勞務等的性質及其供應情況確定采購方式。公司及各成員單位大宗原材料采購由公司物流部統一負責。一般物品或勞務等的采購應采用訂單采購或合同訂貨等方式，小額零星物品或勞務等的采購可以采用直接購買等方式。公司應當制定例外緊急需求的特殊采購處理程序。

　　第19條應當充分了解和掌握供應商的信譽、供貨能力等有關情況，采取由物流、使用等部門共同參與比質比價的程序，并按規定的授權批準程序確定供應商。小額零星采購也應由經授權的部門事先對價格等有關內容進行審查。

　　第20條采購物資到達后，采購人員盡可能的做初步檢查，檢查物資與合同是否相符，然后由質檢人員對采購物資質量進行檢查。

　　第21條采購人員及質檢員檢查后，應及時送交倉庫。倉庫保管人員接到物資后，須檢查所購物資是否附有供方合格證，到貨數量是否正確，是否有破損，經檢查無誤，在《到貨登記簿》上進行登記。交貨人員要在登記簿上簽字。

　　第22條檢查合格的物資，倉庫保管員要及時填寫材料物資入庫單，入庫單一式三聯，第一聯，存根聯，倉庫記賬用，第二聯，財務聯，財務記賬用，第三聯，稽核聯，采購員報賬用。材料物資入庫單必須連續編號管理。

　　第23條入庫單的傳遞程序如下：

　　1、倉庫保管員接到檢驗合格的貨物后，由保管員填制材料入庫單，由質檢員簽字，保管員填寫入庫單時，應確保一個供貨商的原輔材料，一名采購員采購的原輔材料填到一張收料單上。

　　2、保管員填寫入庫單時，要填寫供貨單位、材料名稱、規格、計量單位、數量及金額。

　　3、保管員根據填好的入庫單第一聯登記入賬。

　　4、材料入庫單經采購部門經理簽字后，將第二聯聯同供貨商發票一同返給財務報賬，第三聯留給物流部門統計用。

　　5、入庫單第二聯留財務部門做登記材料明細賬用；月末成本會計需要去庫房稽核，核對材料入庫單和保管賬是否相符。

　　第24條保管人員要根據收料單及時登記倉庫物資保管賬，保證會計人員及時進行稽核。對于檢驗不合格的物資，要及時通知采購人員，由采購人員與供應商聯系，辦理換貨或退貨等事宜。

　　第4章應付賬款入賬

　　第25條財務主管會計負責應付賬款入賬，應付賬款的入賬必須取得的憑證有：供貨單位的發票（增值稅發票包括發票聯和抵扣聯）、物流部門的請購單及入庫單等；對于材料已入庫發票未到的采購業務，財務部根據材料入庫單暫估價入賬，待發票回來時用紅字沖回原來暫估入賬數，按發票金額重新入賬。財務部在做暫估入賬時，根據材料入庫單上的購買廠家登記應付賬款明細賬，以便隨時掌握應付款情況、采購員報賬情況以及供貨方開發票情況。

　　第26條財會部門在辦理付款業務時，應當對采購發票、結算憑證、驗收證明、入庫單據等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審核。

　　第27條會計人員對所收到的購貨發票及相關憑證按規定檢查無誤后，方能進行會計處理。

　　第28條公司財務人員、采購人員應定期和供應商核對應付賬款往來賬。

　　第29條公司應當加強應付賬款和應付票據的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應付款項。已到期的應付款項須經有關授權人員審批后方可辦理結算與支付。

　　第5章監督檢查

　　第30條公司應當建立對采購與付款內部控制的監督檢查制度，明確監督檢查機構或人員的職責權限，定期或不定期地進行檢查。采購與付款內部控制監督檢查的內容主要包括：

　　1、采購與付款業務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在采購與付款業務不相容職務混崗的現象。

　　2、采購與付款授權批準制度的執行情況。重點檢查大宗采購與付款業務的授權批準手續是否健全，是否存在越權審批的行為。

　　3、應付賬款和預付賬款的管理。重點審查應付賬款和預付賬款支付的正確性、時效性和合法性。

　　5、有關單據、憑證和文件的使用和保管情況。重點檢查憑證的登記、領用、傳遞、保管、注銷手續是否健全。

　　6、使用和保管制度是否存在漏洞。

　　對監督檢查過程中發現的采購與付款內容控制中的薄弱環節，公司應當采取措施，及時加以糾正和完善。